MARMARA APARTMANI YÖNETİM DEVİR TESLİM TUTANAĞI
(11.11. 2022)
1.Genel:
Kat Malikleri Kurulunun 30.10.2022 tarihli toplantısında Marmara Apartmanı Yöneticisi olarak seçilen Yasin Serdar Tosun ve bir önceki yönetici Aslan Kılıçarslan arasında yapılan devir teslimde:
a.Aşağıda detayları bulunan iki bankaya birlikte gidilerek bankaya yeni yöneticinin bilgilerinin kayıt altına alınması sağlanmış ve bir önceki yöneticiye ait (her türlü şifre, bankacılık işlemleri ve bankamatik kullanma yetkilerinin iptali vb. dahil) yetkilendirme kayıtlarının iptal işlemleri başlatılmıştır.
*Ziraat Bankası Marmara Apartmanı Yönetim hesabında bulunan …………. ………….. TL. ve
*Türkiye Finans Marmara Apartmanı Yönetim hesabında (cari …………….. TL. ve vadeli ……………… …………TL. ) hesabında bulunan …………toplam ……………………………………………………….. TL. yeni yöneticinin kontrolüne devredilmiştir.(11.11.2022)
b.Bir önceki yönetici tarafından kullanılan bankamatik kartları banka yönetimine iade edilmiştir.
c.Önceki dönem karar defterleri ve işletme dokümanları elden teslim edilmiştir.
2.Hizmetlerin devamlılığının sağlanabilmesi amacıyla takip edilmesi ya da uygulanmasında fayda olacağı değerlendirilen hususlar:
a.Önceki yıllarda yapılan Kat Malikleri Kurulu (KMK) ve Çalışmaları Yönlendirme Kurulu (ÇYK) toplantı kararları ile ilgili olarak sonraki toplantılarda güncellenmesi yapılmayan bütün kararların geçerli olduğu karar olarak kayıtlara geçirilmiştir. Bu nedenle eski kararların incelenmesinde yarar bulunmaktadır.
b.”Apartman Teknik Dokümanı” apartmanımızda ilk oturumun başladığı 2007 yılından günümüze kadar yapılan ve özellik arz eden çalışmaların özetini kapsamaktadır. Apartmanımızda kullanılmakta olunan ortak alanlar ve teknik donanımın işlerliği, yapılan bakım sözleşmeleri, bakım ve onarımlar, yenilemeler vb. ayrıntılar aynı zamanda kurumsal hafıza olarak kabul edilebilecek ve gelecekte kullanılabilecek bilgiler olarak kayıt altına alınmış durumdadır. Apartman yönetimine ilişkin olarak geçmişle ilgili safahat aşağıda ‘link’ ler ile erişim sağlanabilen iki ‘blogg’da yer almaktadır. Bu blogg’lar önceki yöneticinin bilgilendirme amaçlı çalışması olup apartman sakinlerinin bilgilendirilmesi hedeflenmiştir.
http://marmarayonetim.blogspot.com/
http://marmara98.blogspot.com/
c. Karar Defterleri:
*Yönetim ve Denetim defterlerinin (işletme defterleri dahil) noter onayı alınması zorunluluğu bulunmaktadır.
*Önceki dönemlere ait eski defterler toplantı odasında muhafaza edilmektedir.
*KMK kararlarında Yönetici yetkilendirme bölümünün güncel tutulması (Noter dahil ilgili kurumlar yöneticinin yetkilerinin işlem yapılacak her konuda ayrıntılı tanımlanmış olmasını aranıyor) önem arz etmektedir.
*Aylık olarak yayınlanan “gelir gider Tabloları içinde yer alan;
** Cari (işletme) giderleri, Demirbaş / yatırım giderleri’ne ilişkin tanımlar,
**Bu tablolarda yer alan bilgilerin yayınlanmasına ilişkin detaylar,
**Duyuru Panolarına asılacak formatta yer alacak bilgiler,
** Karar Defterinde yer alacak bilgiler,
**İşletme Defterinde yer alacak bilgiler Kat Malikleri Kurulu (KMK)’nun 16 Ocak 2022 tarihli toplantı tutanağı md.8 ile belirlenmiştir.
d.Yönetim ve denetim konuları:
(1)Apartmanımızda ilk oturumun başladığı 2007 yılından günümüze kadar olan süreç içinde yapılan toplantılarda:
(a)Yönetici ve denetçi olarak kendiliğinden aday çıkmaması bilinen bir gerçektir.
(b)Bunun da ötesinde toplantı tutanaklarındaki imzalardan da anlaşılacağı üzere genellikle katılım miktarı daire sayısının üçte biri kadar olmaktadır.
(c)Günümüze kadar olan sürede ise, oturumun başladığı günlerde ilki bir ay, ikincisi iki ay kadar süre ile yöneticilik yapan iki komşumuzdan sonraki dönemlerde; hiçbir toplantıda aday olmamasına rağmen sadece bir kat malikimiz on beş senedir yönetici pozisyonunda tutulmuştur.
(d)Sözkonusu bu on beş sene içinde 2021 ve 2013 tarihleri arasındaki 19 ay kadar bir süre içinde ise profesyonel yönetim hizmeti alınmıştır.
(e)”Yönetici ve denetçi” konusunda bütün apartman ve sitelerde gönüllü aday bulunmasında yaşanan sıkıntılar nedeni ile profesyonel hizmet alımı yapılması ile de sorunlar yaşandığı bilinmektedir.
(2)Komşularımız içinde, yönetim ve denetim işini çok daha etkin bir şekilde yapabilecek yetenekte genç ve dinamik sakinlerimiz bulunmaktadır.
(3)Yönetim ve denetim için gönüllü aday çıkmamasının bir nedeninin de; üstlenilecek sorumluluğun beraberinde getirebileceği olumsuz eleştirilere katlanmanın, muhtemel yanlış anlaşılmaların ortaya çıkarabileceği gerginlikler vb. gelişmelerden kaçınmak olduğunu ifade edebiliriz.
(4)Diğer taraftan kendiliğinden aday çıkmasa bile:
(a)Bu toplantıya katılan / katılmayan komşularımızın uygun bulacağı adayları (yönetici ve denetçi olmaları için) Kat Malikleri Kurulu (KMK)’na teklif olarak sunulmasını, aday gösterilenlerin isimlerinin kayıt altına alınmasını ve bu şekilde komşularımız arasında kendilerine güven duyulan isimler konusunda en azında bir farkındalık yaratılmasını,
(b)Yönetici ve Denetçi olmaları için komşularımızın önerdiği bu adaylara (o sırada toplantıya katılamamış olsalar bile) “Kat Malikleri Kurulu (KMK)”muzun önerisinin kendilerine iletilmesini,
(c)Kat Malikleri Kurulu’nun uygun bulacağı isimlerle (o sırada toplantıda bulunamasalar bile telefonla) iletişim kurularak (yönetici / denetçi olmaları konusunda) cesaretlendirilmesini düşünülmelidir.
(5) Yöneticinin kat malikleri arasından belirlenmesinin mümkün olmaması haline:
(a)Bir hal tarzı olarak: Profesyonel bir yönetici ya da bir yönetim firmasından hizmet alınmasının değerlendirilmesi gerekmektedir.
(b)Bu şekilde bir karar alınması durumunda ortaya çıkabilecek muhtemel riskler ve alınabilecek tedbirlerin Kat Malikleri Toplantısında yazılı olarak kayıt altına alınması ve ilgili muhatap ile yapılacak sözleşmede yer alması değerlendirilmelidir.
(c)Yönetim hizmeti verecek kişi ya da ilgili firma ile yapılacak sözleşmede karşılıklı sorumluluklar (kim ne zaman , hangi aralıklarla ne/ neler yapacak, karşılıklı temas noktası (isim olarak) kim olacak, uygulamaya yönelik aksaklık halinde ortaya çıkacak (sözleşmenin tek taraflı da olsa iptal edilmesi dahil) vb.), cezai şart uygulanacak haller (takvime bağlanan hususların zamanında yapılmaması vb.) sorunların çözümüyle ilgili hususlara sözleşmede yer verilmelidir.
(d)Önceki dönemler dahil Kat Malikleri Kurulu(KMK) kararları ve Çalışmaları Yönlendirme Komisyonu (ÇYK) kararlarının uygulanmasına ilişkin devamlılığın sağlanması, takibi ve bu kararlara ilişkin program / takvim vb. nin yazılı hale getirilmesi planlanmalıdır.
e. Apartman Yönetimi adına iki ayrı bankada açılan hesapların kontrolü:
(1)Her durumda (yöneticinin kat maliki olması ya da profesyonel hizmet alımı ayapılması) bağımsız bölüm maliklerinden en azından bir veya uygun bulunacak sayıdaki malik kontrolünde kalması (denetçi veya ortak imza ile işlem yapmak üzere yetkilendirilecek isim(ler)),
(2)Profesyonel yönetici ya da firmanın kaynak gerektiren uygulamaları için (mümkün olabilen bütün işlemlerin) banka üzerinden kayıt altına alınarak yapılması gerekmektedir.
(c)Zaman kaybının önlenmesi vb. haller için; belirlenecek miktarın altındaki ödemelerin elden yapılabilmesine ilişkin esaslar Kat Malikleri Kurulu toplantı kararlarına yansıtılmalıdır.
f.Apartman Görevlisi ücreti SGK konuları:
(1)Aylık ücret vb. ödemelerin banka hesaplarının yapılması esas alınmaktadır. Aylık ücretin prensip olarak her ayın en geç onuna kadar ödenmesi konusunda geçtiğimiz dönemde aksaklık olmamıştır. Mümkün olduğunca daha erken verilmesi sağlanmıştır. Aylık ücret miktarı KMK toplantılarında kararlaştırılmaktadır.
(2)SGK primi (her ayın 20’sinde) SGK “e-bildirge” menüsünden “Kolay İşveren” sayfasında form üzerindeki adımlarının kullanılmasıyla yapılmakyadır.
(3)Yeni yöneticinin SGK’ya bizzat giderek yönetici kimlik bilgilerini güncellemesi ve ilgili şifreleri kendi adına yenilemesi öncelikli olarak yapılmalıdır.
(4)Bu işlem (üzerinde karekod bulunan çıktı belgesinin alınması) yapılmış ise ay sonunda (bazen müteakip ilk üç gününe kadar kalabilen süre içinde SGK priminin otomatik olarak bankadan çekildiği kontrol edilmesi takip edilmelidir.
(5)Apartman Görevlisinin yıllık izne çıktığı dönemde (30 gün) , ayrılmadan önce yerine bakacak bir görevli tefrik edilmeli ve ücreti de düşünülmelidir.
(6)Apartman görevlisinin safahat ile ilgili belgeler toplantı odasındadır.
g. Apartman Görevlisi Kıdem Tazminatı:
(1)Konu kapsamında yapılan hesaplar KMK ve ÇYK toplantılarında kararlaştırılan esaslara göre (hizmet yılı x brüt ücret esaslar vb.) detaylandırılmaktadır.
(2)Ayrıca yıl ortasında brüt ücret artışı olunca da yeni duruma göre güncelleme ihtiyacı ortaya çıkmaktadır.
(3)Kıdem tazminatına ilişkin olarak her yıl “İşletme Projesi / Tahmini Bütçe” ile belirlenen tutar banka hesabında vadeli olarak ayrılan tutara ilave edilmesi ile ay seviyesinde kıdem tazminat tutarının güncel seviyesine getirilmesi takip edilmelidir.
(4)Banka vadeli hesabında tutulan miktar apartmana ait toplam tutar olmakla birlikte; her ay yayınlanan ve karar defterinde yazılı olarak güncellenen Kıdem Tazminatı karşılığı olan tutarın başka maksatla harcanması yetkisi Kat Malikleri Kurulundadır.
h.Kale Alarm sistemi ve aylık kira bedelleri / ödemeler:EK-A
(1)Kale Alarm firması ile iki ayrı sözleşme yapılmıştır. Her iki sözleşme kapsamındaki malzemeler firmadan kiralanmış ve aylık ödeme yapılmaktadır.
(2) Ödemeleri firma sadece kredi kartı üzerinden kabul ettiğinden kişisel kart kullanımı ile ödeme yapılabilmektedir. Bu nedenle yeni yöneticinin öncelikli olarak KALA Alarm çağrı merkezinden firmaya ulaşarak yönetici kimlik, iletişim ve ödeme bilgilerini güncellenmesi gerekmektedir
(3).A blok yangın kapısı alarmı ve “Sistem odası / su deposu + hidrofor + güvenlik kamera kayıt cihazı vb.” su seviyesi sensörü aynı sözleşme kapsamındadır.
(4)B blok yangın kapısı alarmı ise ayrı bir sözleşme kapsamındadır.
i.Bağımsız bölüm malikleri, kiracılar, apartman görevlisi, hizmet alımı yapılan kişi / kurum çalışanları ve yönetim arasındaki iletişim / ilişkiler:
(1)Konuya ilişkin detaylar KMK toplantı tutanaklarında yer almaktadır.
(2)Apartmanımıza yeni katılan sakinlerimiz için hazırlanan ve gerektikçe güncellenen “Bilgi Notu” nun hem kağıt ortamında hem de elektronik ortamda teslim edilmesi yararlı olmaktadır. (Örnek nüshaları ilgili klasörde mevcut, güncelleme ihtiyacı olabilir)
j.Bakım sözleşmeleri: Büyük kaynak gerektiren, iş güvenliği anlamında özel tedbirlerinin alınmasında fayda görülen işler için sözleşme yapılmalıdır. Önceki dönemlerde yapılan sözleşme belgeleri toplantı odasındaki klasörlerde bulunmaktadır.
k.Su deposu ve hidrofor sistemi: EK-A, EK-B
l.Jeneratör ve elektrik bağlantı panosu: EK-A, EK-B
m.Yangın ikaz ve söndürme sistem, yangın söndürme cihazları: EK-A, EK-B
(1)Aşağıdaki başlıklar halinde vurgulanan konuların gündemde tutulması ve geliştirilmesinde yarar bulunmaktadır:
*YSC (mevcutlara ilave olarak 2 ad.ç asansör makine daireleri için + bir ad. daha kapalı garaj için 50 kg.lık
*Yangın Söndürme cihazları (YSC)’ın yıllık periyodik kontrolü
*Elkt panoları için YSC sistemi ve zemin (elektrik pano ve asansör makina dairelei
zeminleri) izolasyon paspasları
*Yangın Tatbikatı
*Yangın merdivenlerini (komşuların katılımıyla) aynı anda kullanılması uygulaması (gece elektriklerin devre dışı kalması hali dahil)
*Yangın merdivenlerinin boş tutulması
*Yangın merdivenlerindeki klima üniteleri
(2)Yangın söndürme sisteminin (kapalı garaj, çatı arası ve çatı üstü dahil) denenmesi şimdiye kadar yapılamamıştır. Bu konuda çalışma yapılması ve sistemin fiili olarak çalıştırılması (öncesinde kullanıldığında yenilenmesi ihtiyacı ortaya çıkabilecek (sprint başlıkları vb.) parçaların yedeklerinin hazırlanması gerekmektedir.
(3).Yangın dolapları, yangın hortumları, hortum uçlarındaki marpuçların denenmesine ihtiyaç bulunmaktadır.
(4)Su deposunda bulunan yaklaşık kırk ton suyun üçte biri dairelerin kullanım suyu, üçte ikisi ise yangın sistemi için muhafaza edilmek üzere depo için deki sensörler (flatörler) ayarlanmıştır.
(5)Yangın söndürme sistemine depo suyunu aktaran (kapalı garajdan A blok katlarına çıkan zemin kat merdiveni altındaki) vana kullanımı uygun aralıklarla denenmelidir.
n.Çatı arası, çatı üstü ve çatı zemini:EK-A, EK-B
*Konuya ilişkin detaylar KMK karar tutanaklarında (karar defteri), EK-B risk analizi raporlarında ve 16 Ocak 2022 tarihli KMK Toplantı tutanağında yer almaktadır.
o.Banka hesapları ve eft / havale ücretleri:
(1)Firmalardan alınan sözleşmeli/sözleşmesiz bütün mal ve hizmet alımlarının faturaları alınmalı ve fatura kesilmesini müteakip ödeme (banka yoluyla) yapılmalıdır.
(2)Bazı hallerde makbuz kocanı yanında olmadığından (örneğin:deprem sismik sensör bakımı ve batarya değişimi) yapan görevli KDV dahil hesaplama yapmasına ve faturayı göndereceği sözünü vermesine rağmen fatura göndermemekte ve telefonlara da çıkmamaktadır.
(3)Bankalar eft ve havale ücreti almaktadır. Zaman zaman yapılan girişimlerle kısa aralıklarla da olsa bu konuda muafiyet sağlanması için girişimde bulunulduğunda sonuç alınabilmektedir. Özellikle kıdem tazminatına esas olmak üzere vadeli hesapta tutulan tutarın bulunduğu banka ile görüşülerek eft ve havale ücretlerinden muafiyet sağlanması aralıkla da olsa mümkün olabilmektedir.
ö.Toplantı odası ve klasörler / dosyalar: İlgili klasörler toplantı odasında bulunmaktadır.
p.Asansör bakım firması:EK-A
(1)Önceki dönem dökümanları toplantı odasındadır.
(2)Yeni bir firma ile bakım anlaşması yapılması halinde öncesinde “yetki belgesi, ticaret sicil gazetesi kayıtları, sanayi odası ve MMO kayıtları vb. nın birer kopyası alınmalıdır.
(3)Kullanımda olan asansörlerle ilgili safahat KMK toplantı tutanaklarında ayrıntılı olarak kayıt altına alınmıştır.
r.Toplantı odası ve kütüphane:
(1)Kütüphanede bulunan raf sisteminin iç kısmı bir komşumuzun bağışı olarak apartmanımıza kazandırılmıştır. Rafların geri kalanı ise KMK kararı ile genişletilmiştir.
(2)Geri dönüşüm atık noktasına kağıtlarla birlikte kitap bırakıldığının da fark edilmesi sonrasında kütüphane oluşturulması fikri ortaya çıkmış ve giderek kitap sayısı artar hale gelmiştir.
s.Otomatik ödeme talimatları ve abonelikler:
*Elektrik abonelikleri (4 adet):
*Su abonelikleri (3 adet):
*Doğal gaz aboneliğ (bir adet):
*Kiralık KALE Alarm sistemi(2 adet):
ş. Sözleşmeli bakım hizmetleri:
*Ersan asansör (her ay),
*EMSA & MEGA Enerji: jeneratör yılda 4 defa, ayrıca dizel yakıt deposu kontrol ettirilerek, gerektikçe yakıt tamamlanması
*BAYMAK hidrofor … periyodik aylık bakım (fatura düzenlendiğinde ödeme yapılmalı)
*KALE alarm (2 abonelik) (her ay) apartmanımızın kredi kartı olmadığından yöneticinin kredi kartından çekiliyor… bu nedenle yeni yönetici tarafından konunun aksatılmaması öncelikli olarak düşünülmeli,
t.Kadıköy Belediyesi’nin yetkilendirdiği asansör kontrol kuruluşu: Makine Mühendisleri Odası (MMO) ‘nun önceki raporları üzerinde iletişim bilgileri bulunmakta ve bakım firması ile müşterek çalışmalar yapılmaktadır.
u.Risk Analizi (Ek-B): Detay bilgiler Kat Malikleri Kurulu toplantı tutanaklarında ve önceki döneme ait risk analizi raporlarında yer almaktadır. İlgili mevzuat gereği raporun belirlenen aralıklarla güncellenmesi ve riskleri giderici tedbirlerin alınması gerekmektedir.
ü.Çevre Duvarları ve çevre çitleri: (EK-A)
(1)Hırsızlık vakalarına karşı tedbir geliştirilmesi amacıyla bahçe duvarlarının yüksek tel çit ve jiletli tel ile güçlendirilmesi, ayrıca bahçe kapısı ile araçların ortak alanlara giriş-çıkış yaptığı bariyer ve garaj panjur bölümündeki güvenliğin artırılmasını sağlayacak tedbirler önceki dönemlerde gündeme getirilmiştir.
(2)Konuya ilişkin ayrıntılar KMK toplantı tutanağında yer almaktadır.
v. Gündem de olan ancak ertelenmiş olan projeler:
(1)Kat Malikleri Kurulu (KMK)’nun 2022 yılı Olağanüstü 2. toplantı tutanağı md.7 ile:
(a)Asansörlerle ilgili revizyonların öncelikli olarak sonuçlandırılması kararlaştırılmış ve tamamlanmıştır.
(b)Aşağıdaki hususların ise ertelenmesi kararlaştırılmıştır:
*Kapalı garaj panjur kapısı,
*Bahçe zemininden kapalı garaj katına sızan yağmur sularının neden olduğu izolasyon sorunları,
*Diafon sistemi,
*Bahçe ve kapalı garaj izolasyon sorunları,
*Çatı üstü, çatı arası ve çatı zemini,
*Su deposu (sızdırmazlık, iç kaplamasının yenilenmesi, yıllık temizliği,
(2)Ertelenen bu konularla ilgili olarak firma teklifleri toplantı odasındaki apartman arşivinde bulunmaktadır. Bu konuların sonuçlandırılması gerekmektedir.
y.Bağımsız bölümlerin bir bölümündeki büyük banyoların duvar seramiklerindeki bozulmalarına ilişkin durum tespiti ve alınabilecek önlemler KMK toplantılarında gündeme gelmiş ve bağımsız bölümler seviyesinde çözüm bulunması benimsenmiştir.
z.Geri Dönüşüm Atık Toplama Noktası ve belediyeye teslim edilmesi: Detayla KMK toplantı tutanaklarında yer almaktadır.
EKLER :
EK-A: Marmara Apartmanı Teknik Dokümanı
Marmara 98 ıı: Teknik Doküman & 17.10.2022 (marmarayonetim.blogspot.com)
EK-B: Marmara Apartmanı Risk Analizi ve Risk Değerlendirmesine Raporu/Yapılan İşlemler Dokümanı
Marmara 98 ıı: Risk Analizi (marmarayonetim.blogspot.com)
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder